Casi todas las pymes tienen un Excel así: empezó como una lista y hoy lleva los clientes, los pedidos o el stock de toda la empresa. Funciona, pero cada vez da más miedo tocarlo.
Señales de que el Excel se ha quedado pequeño
- Hay varias copias del archivo y nadie sabe cuál es la buena.
- Sólo una persona entiende las fórmulas.
- Dos compañeros no pueden trabajar a la vez sin pisarse.
- Los mismos datos se copian después a otro programa.
- Tarda en abrirse o se cuelga.
Si te suenan tres o más, el problema ya no es de orden: es que estás usando una herramienta de análisis como si fuera un programa de gestión.
Los cuatro pasos del cambio
1. Entender el Excel tal y como se usa. El archivo es la mejor especificación posible: dice qué datos importan, qué cálculos se hacen y qué informes se necesitan. El primer trabajo es sentarse con quien lo usa cada día.
2. Diseñar la aplicación antes de programar. Pantallas, usuarios, permisos e informes, con el precio y el plazo cerrados. Aquí se decide también qué se deja fuera: no todo lo que hay en el Excel merece sobrevivir.
3. Migrar los datos. Se importan todas las hojas, se limpian duplicados y errores de formato y se valida el resultado con el equipo. Empiezas con tu histórico completo, no desde cero.
4. Convivir unas semanas. Durante el arranque conviene mantener el Excel en modo consulta. En cuanto el equipo comprueba que la aplicación hace lo mismo con menos trabajo, deja de abrirlo solo.
Qué ganas desde el primer día
Varios usuarios a la vez, permisos por persona, histórico de quién cambió qué, validaciones que frenan el error de dedo y cuadros de mando que se actualizan solos. Y Excel sigue ahí para lo que es bueno: exportas cualquier listado con un clic cuando necesitas analizar.
¿Y cuánto se tarda?
Una primera versión en uso suele estar lista en seis a doce semanas, según el número de hojas, usuarios e informes. Lo habitual es que se amortice en menos de un año sólo con las horas que deja de consumir.
Si quieres ver cómo lo planteamos, tienes el detalle en De Excel a una aplicación a medida. Y si de momento sólo necesitas trabajar mejor con tus hojas, prueba nuestras herramientas gratuitas para unir varios Excel o quitar duplicados de una lista.
